Whistleblowing

1. Denúncia de irregularidades - manifestar as suas questões (Whistleblowing)

A política de denúncia de irregularidades da Hiscox compromete a organização a garantir que uma pessoa não sofrerá qualquer retaliação ou tratamento prejudicial em resultado de comunicar uma situação genuína de maus-tratos ou práticas incorretas. Esta política assegura que as partes interessadas, tanto internas como externas, se sintam capacitadas a levantar questões de forma confidencial e sem receio de tratamento injusto.

1.1 Quem é que pode apresentar uma denúncia?

A denúncia de irregularidades ocorre quando uma pessoa divulga informações sobre um perigo, risco, negligência ou ato ilícito, ou fornece determinados tipos de informações, geralmente sobre práticas ilegais ou desonestas dentro de uma organização. Um denunciante é uma pessoa que levanta uma questão genuína relacionada com uma matéria de denúncia.

A política de denúncia de irregularidades aplica-se a todos os que obtêm informações sobre infrações, o que inclui (mas não se limita a) as seguintes pessoas:

• Todos os empregados atuais e anteriores da Hiscox;
• Candidatos a emprego na Hiscox ou pessoas cujos contratos de trabalho não tenham sido iniciados;
• Funcionários;
• Empreiteiros, subempreiteiros, os seus corpos gerentes e respetivos empregados;
• Voluntários, estagiários ou formandos;
• Prestadores de serviços ocasionais;
• Fornecedores e trabalhadores temporários;
• Acionistas e membros dos órgãos não executivos de administração, gestão ou fiscalização. 

1.2 O que pode ser reportado?

A seguinte lista não é limitativa das questões que podem ser consideradas como matéria de denúncia:

• Crimes;
• Fraude ou má conduta;
• Má gestão financeira;
• Questões de saúde e segurança;
• Falha de verificação de alegações de assédio ou agressão por parte de um empregado contra outro;
• Incumprimento de obrigações legais;
• Suborno, corrupção ou crime financeiro;
• Incumprimento das obrigações regulamentares;
• Incumprimento de políticas e procedimentos internos;
• Comportamento suscetível de prejudicar a reputação ou o bem-estar financeiro da Hiscox;
• Ocultação deliberada dos fatos supracitados;
• Ameaça ao interesse público ou violação da legislação.

1. Canal de comunicação interno e canal de comunicação externo através do Commissariat aux Assurances (CAA) ou do canal local do país

As denúncias podem ser feitas através de vários canais internos e externos.

2.1 Reportar através de canais internos 

Para que o nosso canal interno cumpra as medidas referidas, este continuará a estar disponível para todos os funcionários através dos canais descritos na Política e nos Procedimentos disponíveis na intranet (The Gallery). 

Os seguintes canais são alargados a todas as pessoas elegíveis via:

Internet, via: https://www.safecall.co.uk/report/

Chamada de assistência: O serviço Safecall está disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, 365 dias por ano, através do seguinte número, permitindo-lhe falar com alguém na sua língua preferida ( consulte a seguinte hiperligação para aceder aos números de telefone internacionais gratuitos -  https://www.safecall.co.uk/en/file-a-report/telephone-numbers/)

Endereço de correio eletrónico: [email protected]

Correio para o seguinte endereço: Atrium Saldanha, Praça Duque de Saldanha nº1 piso 5, 1050-094 Lisboa, Portugal; a/C Roshni Patel

Presencialmente: As questões também podem ser apresentadas presencialmente. Se preferir este modo, informe-nos através de um dos canais indicados anteriormente.

Se solicitar uma reunião presencial, a mesma pode, mediante o seu consentimento, ser documentada ou (I) através da gravação da conversa num formato permanente e recuperável ou (II) através da elaboração de uma ata pormenorizada da reunião, preparada pelos membros responsáveis pelo processamento do seu relato. Proporcionamos-lhe também a oportunidade de verificar, corrigir e aprovar a ata da reunião, mediante a sua assinatura.

A denúncia pode ser feita de forma anónima, se preferir, e faremos todos os esforços para preservar a confidencialidade do denunciante. A identidade do denunciante ou de quaisquer terceiros envolvidos só será divulgada em circunstâncias em que tal seja legalmente obrigatório (por exemplo, devido à obrigação da Hiscox de informar as autoridades se os fatos forem suscetíveis de constituir um crime ou contravenção).

Medidas contra a retaliação e confidencialidade

A Hiscox não permitirá qualquer retaliação ou assédio contra um denunciante ou qualquer pessoa ligada que auxilie numa investigação devido ao seu envolvimento num processo de denúncia e/ou investigação. Esta política também se aplica nos casos em que uma investigação não confirme as alegações feitas.

As suas informações serão tratadas de forma confidencial. Esta confidencialidade também se aplica a todas as outras informações das quais se possa deduzir, direta ou indiretamente, a identidade do denunciante. Adotamos as medidas adequadas para processar criteriosamente todas as informações recebidas e para salvaguardar os interesses de todas as pessoas envolvidas. Todos os dados fornecidos serão processados de acordo com os regulamentos de proteção de dados aplicáveis e com a nossa política de proteção de dados. Para mais informações sobre a nossa política de proteção de dados, consulte o nosso website: https://www.hiscox.pt/privacidade 

Acompanhamento

Ao apresentar uma denúncia, receberá uma confirmação de receção no prazo de sete dias. 

Recomendamos que nos forneça um contacto,como o seu nome e/ou um endereço de correio eletrónico, ao apresentar uma denúncia. Desta forma, poderemos contactá-lo para qualquer questão relacionada com o seguimento da denúncia. No entanto, se preferir manter o anonimato, respeitaremos a sua decisão e o seu caso continuará a ser investigado. 

A resposta será dada num prazo razoável, que não deverá exceder três meses a contar da data de receção do aviso.

2.2 Reportar através de canais externos

As denúncias podem ser comunicadas de forma autónoma ao Commissariat aux Assurances (CAA) em caso de infração às leis e regulamentos em vigor em Luxemburgo.

Para obter instruções pormenorizadas sobre a forma de apresentar uma denúncia, consulte o website do CAA na seguinte hiperligação: https://www.caa.lu/fr/whistleblowing. 

Estão também disponíveis canais externos através das entidades reguladoras competentes nos outros países europeus onde a HSA opera, incluindo Portugal: https://www.asf.com.pt/canal-de-den%C3%BAncias

Recomenda-se a todos os denunciantes elegíveis que utilizem primeiro o nosso procedimento de alerta interno através dos canais supramencionados, antes de contactarem o CAA ou a autoridade portuguesa para uma denúncia externa.